Учет суточных в валюте уплаченных в связи с загранкомандировкой

Как воспроизвести в учете компании суточные в зарубежной валюте, выплачиваемые сотруднику в связи с заграничной командировкой?

Сотрудник был направлен в должностную командировку на территорию зарубежного страны. Командировка связана с основной производственной деятельностью компании. Коллективным контрактом компании предусмотрено, что суточные при направлении сотрудников в командировки на территорию зарубежных стран выплачиваются в сумме 50 евро за ежедневно нахождения в командировке на территории зарубежного страны. Валютные средства на уплату суточных в сумме 200 евро выданы сотруднику под отчётность из кассы компании. По возвращении из командировки в установленный период сотрудником был продемонстрирован задаточный отчётность, согласно с которым суточные в зарубежной валюте, причитающиеся сотруднику за четыре дня нахождения в командировке на территории зарубежного страны, составляют 200 евро (50 евро в день).

Курс евро, установленный Банком Российской Федерации, сделал (условно):

• на дату выдачи средств сотруднику - 71 рублей/евро;
• на дату одобрения авансового отчётности - 73 рублей/евро.

Компания использует способ начисления в налог учёте.

Трудовые отношения

Должностная командировка - экспедиция сотрудника по распоряжению работодателя на конкретный период для исполнения должностного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

При направлении в командировку сотруднику гарантируется, например, компенсирование затрат, связанных со должностной командировкой, к каким относятся в частности затраты, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Режим и размеры компенсирования командировочных затрат (в частности суточных в зарубежной валюте при командировках за пределы РФ) определяются коллективным контрактом либо местным нормативно правовым актом (ст. 167, ч. 1, 4 ст. 168 ТК РФ, п. 11, абз. 2 п. 16 Положения об характерных чертах направления сотрудников в должностные командировки, утвержденного Распоряжением Руководства РФ от 13.10.2008 N 749).

Отметим, что при следовании сотрудника в командировку за пределы территории РФ дата пересечения Государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в зарубежной валюте, а при возврате из командировки дата пересечения Государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях. Даты пересечения государственной границы определяются по отметкам пограничных органов в документе (п. 18 Положения об характерных чертах направления сотрудников в должностные командировки).

В данной консультации оплата суточных в рублях не рассматривается.

Сотруднику при направлении его в командировку выдается финансовый задаток для уплаты командировочных затрат (п. 10 Положения об характерных чертах направления сотрудников в должностные командировки).

В этом случае финансовый задаток для уплаты командировочных затрат выдается в зарубежной валюте, что разрешается законом РФ (п. 16 Положения об характерных чертах направления сотрудников в должностные командировки, п. 9 ч. 1 ст. 9 закона от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном надзор").

Соответственно п. 26 Положения об характерных чертах направления сотрудников в должностные командировки по возвращении из командировки сотрудник должен продемонстрировать работодателю на протяжении трех рабочих суток задаточный отчётность об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку финансовому авансу на командировочные затраты.

Режим ведения кассовых операций

Выдача наличных денежных средств из кассы под отчётность на затраты, связанные с осуществлением деятельности компании, производится по расходному кассовому ордеру на базе обращения подотчетного лица, сделанного в произвольной форме. Обращение должно содержать запись о сумме наличных денежных средств и периоде, на который выданы наличные деньги, личную подпись начальника и дату (п. 6, пп. 6.3 п. 6 Указания Банка Российской Федерации от 11.03.2014 N 3210-У "О режиме ведения кассовых операций юрлицами и не столь сложном режиме ведения кассовых операций ИП и субъектами небольшого предпринимательства").

Согласно с абз. 2 пп. 6.3 п. 6 Указания Банка Российской Федерации N 3210-У задаточный отчётность об израсходованных суммах представляется сотрудником в период, не превышающий трех рабочих суток после дня истечения периода, на который выданы наличные денежной средства под отчётность, либо с момента выхода на работу (что согласуется с п. 26 Положения об характерных чертах направления сотрудников в должностные командировки). Ревизия авансового отчётности, его одобрение начальником и окончательный расчет по авансовому отчётности выполняются в период, установленный начальником.

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

Компенсационные оплаты сотруднику, связанные с выполнением им рабочих обязательств, в пределах норм, предусмотренных законом, не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

При уплате работодателем сотруднику затрат на заграничную командировку в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, например, суточные, но не свыше 2500 рублей. за ежедневно нахождения в указанной командировке (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Доходы физлица, отражённые (номинированные) в зарубежной валюте, пересчитываются в рубли по официальному курсу Банка Российской Федерации, установленному на дату практического получения указанных доходов (п. 5 ст. 210 НК РФ).

Определение дохода, подлежащего налогообложению, с учетом положений п. 3 ст. 217 НК РФ производится компанией в момент одобрения авансового отчётности сотрудника. Это обусловлено тем обстоятельством, что до момента одобрения авансового отчётности вся сумма выданных сотруднику средств представляет из себя задолженность сотрудника перед компанией, т.е. не в состоянии считаться доходом сотрудника ввиду ст. 41 НК РФ (см. кроме того Письма Министерства финансов Российской Федерации от 14.01.2013 N 03-04-06/4-5, от 29.12.2014 N 03-04-06/68074) <*>.

Следовательно, в пересматриваемой обстановке сумма суточных за ежедневно командировки в рублевом эквиваленте образовывает 3650 рублей. (50 евро x 73,00 рублей/евро), что превышает норматив, установленный п. 3 ст. 217 НК РФ.

Так, не облагаемая НДФЛ сумма суточных образовывает 10 000 рублей. (2500 рублей. x 4 дн.). Оставшаяся сумма в сумме 4600 рублей. (3650 рублей. x 4 дн. - 10 000 рублей.) подлежит налогообложению НДФЛ (по данному вопросу см. кроме того Письмо Министерства финансов Российской Федерации от 10.02.2011 N 03-04-06/6-22).

Компания, уплатившая сотруднику сверхнормативные суточные, облагаемые НДФЛ, в качестве налогового агента должна на базе утвержденного начальником авансового отчётности исчислить НДФЛ по ставке 13%, удержать его при практической оплате сотруднику любого дохода в финансовой форме (к примеру, при оплате очередной зарплаты ) и оплатить в бюджет (п. 1 ст. 224, п. п. 1, 2, 4 ст. 226 НК Российской Федерации, Письмо Министерства финансов Российской Федерации от 14.01.2013 N 03-04-06/4-5) <**>.

Страховые платежи

При уплате затрат на командировки сотрудников не подлежат обложению страховыми платежами, например, суточные (ч. 2 ст. 9 закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых платежах в Пенсионный фонд РФ, Фонд общественного страхования РФ, Федеральный фонд неукоснительного медицинского страхования", п. 2 ст. 20.2 закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об неукоснительном общественном страховании от несчастных случаев на производстве и опытных болезней"). Наряду с этим не определено каких-либо ограничений по размеру суточных для умыслов освобождения их от обложения страховыми платежами, т.е. они не подлежат обложению страховыми платежами в сумме, конкретном в коллективном контракте либо местном нормативно правовом акте (Письма ФСС Российской Федерации от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985,

Смотрите также интересный материал в области юрист москва. Это может оказаться интересно.